議事録作成にかかっている本当のコスト

議事録作成にツールを導入するとき、「月1,300円は高い」と感じることがあります。

しかし比較すべきは、いま議事録にかかっている時間の価値です。多くの場合、この計算をすると結論が変わります。

実際にかかっている時間

1時間の会議で、議事録が完成するまでの内訳です。

1時間の会議に対して1.5〜3時間というのが実感に近いはずです。慣れた人でも1時間は下回りません。

全文の書き起こしを求められる会議では、さらに長くなります。1時間の音声を正確に文字にすると、3〜4時間かかります。

金額に換算する

時給換算で見ます。

年間で20万円前後。これが議事録作成にかかっているコストです。

月額1,300円のツールなら年間15,600円。議事録1回分の人件費で1年使えます。

「自分でやれば無料」という誤解

社内の作業は費用として計上されないので、無料に見えます。しかし、

• その時間で他の仕事ができた
• 残業になれば実際に費用が出る
• 新人が担当すれば、その分の育成時間が消える

時間は有限なので、必ずどこかで代償が発生しています。

とくに見落とされがちなのが、議事録が遅れることによる損失です。3日後に届く議事録は、その3日間タスクを止めています。金額に換算しにくいだけで、実害はあります。

どこを削れるか

工程ごとに、削減できる余地が違います。

削れる：聞き直しと文字起こし

自動化の効果が最も大きい工程です。 合計で60〜150分かかっていたものが、数分になります。

ここだけ自動化すれば、残るのは「確認して直す」作業だけです。1時間の会議に対して10〜15分程度まで縮みます。

削れる：整形

テンプレートを固定すれば、毎回の判断がなくなります。何を書くか迷う時間は、意外に大きな割合を占めています。

削りにくい：確認と修正

固有名詞の誤変換、社内用語、「検討します」の解釈。ここは人がやるしかありません。

ただし、ゼロから書くのと、下書きを直すのとでは負担がまったく違います。

削れる：承認待ち

会議の最後3分で決定事項を読み上げ、その場で合意すれば、事後の承認が不要になります。制度を変えずに今日から試せます。

導入判断の考え方

月額制と都度払いで分岐点が違います。

月の会議回数 × 議事録1回あたりの削減時間 × 時給
                    vs
              ツールの費用

具体例です。月4回、1回あたり90分削減、時給2,000円とすると、

削減効果：4回 × 1.5時間 × 2,000円 = 12,000円／月

これに対して月額1,300円なら、9倍以上の効果です。都度払いで1回330円なら1,320円なので、9倍前後になります。

会議が月1回でも、3,000円の削減に対して330円です。どちらの方式でも回収できます。

まとめ買いの回数券があるサービスなら、1回あたりはさらに下がります。議事メモレックの場合、20回分で1時間の会議が265円です。もっとも、この差は削減できる人件費に比べれば小さいので、回収できるかどうかの判断は変わりません。判断を分けるのは料金ではなく、削減できる時間のほうです。

導入しないほうがよい場合

正直に書くと、次の場合は効果が薄くなります。

• 議事録がそもそも短い（15分の打ち合わせを3行でまとめている）
• 録音できない会議が中心（機密性が極めて高い）
• すでにWeb会議ツールの文字起こしを使っている

3つ目は特に確認してください。ZoomやTeamsの上位プランには文字起こし機能が含まれています。すでに払っているものが使えるなら、追加のツールは不要です。

まとめ

• 1時間の会議の議事録には、1.5〜3時間かかっている
• 年間では20万円前後の人件費に相当する
• 削減効果が最も大きいのは聞き直しと文字起こし
• 確認と修正は人が行う（それでも大幅に短縮される）
• すでに使えるツールがないか、先に確認する

「無料でやっている」と思われている作業に、実際は最も費用がかかっている。議事録は、その典型かもしれません。

一度、自分が議事録に使っている時間を測ってみてください。判断の材料は、それだけで揃います。