採用面接の記録の残し方 — 評価の根拠を後から説明できるように

採用面接の記録は、他の議事録と目的が違います。

評価の根拠を、後から説明できるようにするためのものです。誰が読んでも判断の筋道が追えることが求められます。

なぜ記録が必要か

選考の一貫性

複数の面接官が、複数の候補者を見ます。記録がないと、「なんとなくよかった」で決まってしまいます。

同じ質問に対する回答を並べて比較できる状態にしておくと、印象ではなく内容で判断できます。

引き継ぎ

一次面接と二次面接で面接官が変わる場合、前段の記録がないと同じ質問を繰り返すことになります。候補者から見れば、社内で情報が共有されていない組織に映ります。

説明責任

不採用の理由を問われたとき、記録がなければ答えられません。近年は候補者から理由を求められる場面も増えています。

残すべき情報

質問と回答（要約でよい）

Q：前職で最も困難だった課題は
A：〇〇の導入時に部署間で方針が割れた。両部署にヒアリングし、
   共通のKPIを設定することで合意形成した（半年）

行動と結果が分かる粒度で残してください。「コミュニケーション力がある」といった抽象化は、後から検証できません。

事実としての経歴確認

• 在籍期間、担当領域
• 職務内容の具体
• 使用技術・ツール

書類と食い違う点があれば、その事実だけを記録します。「経歴を盛っている印象」といった解釈は書きません。

評価と、その根拠

評価：技術的な深さは十分。チーム運営の経験は限定的
根拠：〇〇の実装経験を具体的に説明できた／
      後輩指導の経験を尋ねたが該当なしとの回答

評価だけを書かないでください。 根拠とセットで初めて、後から検証できる記録になります。

候補者からの質問

候補者が何を気にしているかは、入社後の定着に関わります。「残業について詳しく聞かれた」といった事実は、記録する価値があります。

書いてはいけないこと

採用選考では、本人の適性・能力に関係のない事項を判断材料にしてはならないとされています。以下は記録にも残すべきではありません。

• 本籍・出生地
• 家族構成、家族の職業・収入
• 住宅状況（間取り、持ち家か賃貸かなど）
• 生活環境・家庭環境
• 宗教、支持政党、思想信条
• 尊敬する人物、購読新聞・愛読書
• 男女・年齢・国籍を理由とした評価

これらはそもそも質問すべきでない項目です。会話の流れで候補者が自発的に話した場合も、記録には残しません。

外見や話し方への主観も避けてください。「暗い印象」「声が小さい」といった記述は、評価の根拠として不適切であり、記録に残ると問題になります。

伝えるべきことがあるなら、行動として書きます。

• 不適切：「消極的な印象」
• 適切：「志望動機を尋ねた際、具体的な事業内容への言及がなかった」

録音するかどうか

面接の録音は、必ず候補者に伝えて同意を得てください。

「記録のため録音させていただいてもよろしいでしょうか。選考以外の目的には使用しません」

黙って録音していたことが後から分かった場合、その候補者との関係だけでなく、企業としての評判に影響します。採用の場は、候補者が会社を評価する場でもあります。

断られたら録音せず、メモを取ってください。断ったことを選考で不利に扱うのは論外です。

録音する場合の扱い

• 保存期間を決める（選考終了後、一定期間で削除）
• アクセスできる人を限定する
• 選考以外の目的に使わない

外部の文字起こしサービスを使う場合は、音声データが保存されるかどうかを必ず確認してください。候補者の個人情報を含むデータを、保存期間の分からないサービスに預けるべきではありません。

記録の型

■ 候補者／日時／面接官
■ 選考段階：一次／二次／最終

【質問と回答】
Q：
A：

【確認できた事実】
・

【評価】
・（根拠とセットで）

【候補者からの質問】
・

【次段階への申し送り】
・

個人情報としての扱い

面接記録は個人情報です。不採用者の記録も含め、次を決めておいてください。

• 保管期間（一般に選考終了後の一定期間）
• 保管場所とアクセス権限
• 廃棄の方法

採用しなかった候補者の記録を、いつまでも保持し続けるのは適切ではありません。次回応募時の参照など目的があるなら、その旨を本人に伝えておく必要があります。

まとめ

• 面接記録は評価の根拠を説明するための資料
• 評価と根拠をセットで残す
• 適性・能力に関係のない事項は質問も記録もしない
• 外見や話し方への主観は書かない
• 録音は必ず同意を得る、保存期間を決める

「あの人はよかった」で決まっていた選考が、記録を残すだけで説明できるものに変わります。候補者にとっても、公平に見てもらえたという納得につながります。

なお、選考基準や個人情報の扱いについては、法令や指針の改定もあります。具体的な運用は、社内の人事・法務部門や専門家にご確認ください。