Teamsの文字起こしができないときの確認手順

Teamsの文字起こしが使えないとき、原因はだいたい決まっています。上から順に確認すれば、たいてい途中で見つかります。

まず、どの状態かを切り分ける

同じ「できない」でも、原因が違います。

自分がどれかを決めてから読み進めてください。

ボタン自体が出ない

1. 組織のポリシーで無効化されている

最も多い原因です。 管理者が全社的に文字起こしを無効にしている場合、個人の設定では有効にできません。

確認する方法は、情報システム部門に聞くことです。「Teamsのトランスクリプト機能が有効になっているか」と尋ねれば通じます。

この場合、自分で解決する手段はありません。 ここで詰まったら、後述の代替手段に進んでください。

2. ライセンスに含まれていない

契約しているプランによっては、文字起こしが対象外です。上位プランへの変更が必要になります。

これも個人では変えられないので、確認は管理部門に依頼することになります。

3. 会議の主催者が別組織

他社が主催する会議に招かれた場合、その組織のポリシーが適用されます。自社で有効でも、相手先が無効にしていれば使えません。

外部の打ち合わせで使えないのは、たいていこれです。

ボタンはあるが、始まらない

ゲスト参加になっている

招待されて参加した場合、ゲスト扱いになり、機能が制限されることがあります。主催者に文字起こしの開始を依頼するのが早いです。

録画と混同している

Teamsでは、録画と文字起こしは別の機能です。録画を開始しても、文字起こしが自動で始まるとは限りません。それぞれ別に開始する必要があります。

「録画したのに文字起こしがない」という場合、これに当たります。

日本語にならない

文字起こしの言語設定が英語のままになっていることがあります。

文字起こしを開始する際、または開始後のメニューから、話されている言語を指定します。ここが英語だと、日本語の音声を英語として解釈しようとして、意味の通らない結果になります。

会議の途中で言語を変えると、それ以前の部分は変換し直されません。 気づいた時点で止めて、言語を設定してから録り直すほうが確実です。

自分の発言だけ入らない

マイクが正しく選択されていないか、ミュートのままです。

• Teamsの設定で、使用するマイクが正しいデバイスになっているか
• ヘッドセットを後から接続した場合、切り替わっていないことがあります
• 会議前に、Teamsの「デバイスの設定」でテスト通話をする

それでも駄目な場合の代替手段

組織のポリシーで無効化されている場合、Teams側では解決しません。別の方法で記録します。

PCの画面収録

• Windows：Windows + G でXbox Game Bar
• Mac：command + shift + 5

いずれもシステム音声を含める設定にしてください。ここを見落として無音のファイルができるのが、最も多い失敗です。

外部の録音

スマホの録音アプリで、スピーカーから出る音を拾う方法です。音質は落ちますが、確実に動きます。

いずれの場合も、参加者に伝える

Teamsの標準機能は、録画・文字起こしの開始時に全員へ通知が出ます。外部ツールではそれがありません。

黙って録っていたことが後から分かると、それだけで信頼を失います。 「議事録を作りたいので記録させてください」と一言伝えてください。ほとんどの場合、断られません。

文字起こしができても、議事録にはなっていない

Teamsの文字起こしは発言の羅列です。1時間の会議で2万字前後になります。

このまま配布するものではないので、決定事項とやることを抜き出す作業が残ります。

拾う手がかりは決まっています。「では」「〜でいきましょう」「〜しておきます」「〜までに」——このあたりの周辺に、決定とタスクが集まっています。全文を読む必要はありません。

まとめ

1. ボタンが出ない → 組織の設定かライセンス。情報システム部門に確認
2. 外部主催の会議では、相手先のポリシーが適用される
3. 録画と文字起こしは別機能。それぞれ開始が必要
4. 日本語にならないときは言語設定。途中変更は遡らない
5. 駄目なら画面収録か外部録音。必ず参加者に伝える
6. 文字起こしができたら、決定とタスクを抜き出して議事録にする

1番で止まるケースが最も多く、そして自分では解決できません。早めに確認を出しておくと、当日に慌てずに済みます。