会議の内容をAIに渡す前に決めておく社内ルール — 録る・渡す・残すの3段階
会議を録音して文字起こしし、AIで要約やメールにする流れでは、会議の内容が3回、外に出たり置かれたりします。録る・AIに渡す・残すの3段階ごとに決めること、会議の種類別の早見表、1枚にまとめたルールの例を紹介します。
会議を録音して、文字起こしをAIに渡し、要約やお礼のメールを作ってもらう。こうした使い方は、もう珍しくありません。
便利な一方で、この流れの中では会議の内容が3回、外に出たり、どこかに置かれたりしています。個人の判断に任せていると、人によって扱いがばらばらになります。
この記事では、社内ルールを3つの段階に分けて決める方法を整理します。
以下は一般的な整理であり、法的助言ではありません。具体的な判断は、社内の法務・情報システムの担当や専門家にご確認ください。
会議の内容がたどる道
まず、何がどこへ行くのかを確かめます。
| 段階 | 起きていること | 決めること |
|---|---|---|
| 1. 録る | 音声が端末や文字起こしサービスに渡る | 録ってよい会議、相手への伝え方、使ってよいサービス |
| 2. AIに渡す | 文字起こしや議事録が、AIのサービスに送られる | 入れてよい情報、使ってよいAIと設定 |
| 3. 残す | 議事録やそのリンクが、社内のどこかに置かれる | 置き場所、保管期間、見られる人 |
ルールが1つしかない会社は、たいてい1か3だけを決めています。 2の「AIに渡す」が抜けていることが多いのが今の実情です。
1. 録る段階のルール
相手に伝える
録音は、参加者に伝えてからにします。法律上の位置づけと伝え方の例文は、会議の録音に相手の同意は必要かにまとめています。ルールには、社内会議用と社外用の定型文を入れておくと、迷いがなくなります。
使ってよい文字起こしサービスを決める
確かめるのは、音声と文字起こしがいつ消えるか、学習に使われるかです。確かめ方は音声データをクラウドに上げる前に確認すべきことを参考にしてください。
議事メモレックの場合、音声は文字起こしが終わった時点で（お支払いの前に）削除し、文字起こしと議事録はメールを送った時点で削除します。登録も月額も要りません。こうしたサービスごとの扱いを、許可の一覧に書いておくと、各自が調べる手間が省けます。
2. AIに渡す段階のルール
ここがいちばん抜けやすいところです。決めることは3つです。
使ってよいAIと、その設定
会社が契約しているAIがあるならそれを使う、個人の無料アカウントは使わない、入力を学習に使わせない設定にする。「どのAIを」「どの設定で」を名指しで書きます。
入れてよい情報の線
会議の種類ごとに、早見表にしておくと判断が速くなります。
| 会議の種類 | 録る | AIに渡す | 残す |
|---|---|---|---|
| 社内の定例・進捗 | ○ | ○ | 議事録を共有の場所に |
| 社外との商談 | 相手の了承を得て | 社名・金額・人名を伏せて | 案件の場所に |
| 採用面接 | 応募者の了承を得て | 原則、渡さない | 選考の担当だけが見られる場所に |
| 人事・評価の面談 | 原則、録らない | 渡さない | 決まったことだけを残す |
| 役員会・法務に関わる会議 | 担当部署の判断 | 渡さない | 法令・社内規程に従う |
表の中身は会社によって違います。大事なのは、表があることです。
出てきたものは人が確かめる
AIの要約やメールの下書きは、名前・数字・期限を必ず元の記録と照らしてから使います。AIは、それらしい数字を作ることがあります。
指示を書く道具そのものも確かめる
AIに入れる指示（プロンプト）を管理する道具を使うなら、その道具が入力をどこに送るかも見ておきます。
たとえば LB AI Prompt side bar は、会議のあとに使う指示のひな型を選んで、開いているAIに入れる Chrome 拡張機能です。書いたプロンプトや入力した内容は弊社のサーバーに送られず、弊社からは見えない作りです。ただし、⚡ で入れた内容は、送り先のAIのサービスに渡ります。つまり、ルールを当てるべきなのは、道具よりも送り先のAIです。コマンドの説明にも「個人情報・機密情報は伏せてから入力」という注意を添えています。詳しくはLB AI Prompt side bar の公式サイトへ。
3. 残す段階のルール
保管期間と、消す担当
議事録と音声は、分けて期間を決めます。考え方は議事録の保管期間はどれくらいが適切かにまとめました。ルールには、「誰が、いつ消すか」まで書きます。
中身ではなく「場所」を共有する
議事録をメールに添付して回すと、コピーが人数分できます。消すときに消しきれません。社内の共有フォルダに置いて、リンクだけを共有するほうが、見られる人を管理できます。
リンクの整理には、LB TAB Layers のような道具も使えます。保存したタブは Chrome のブックマークに残る作りなので、残るのはページの場所（URL）とタイトルだけです。中身は元の共有フォルダの権限で守られたままです。
注意したいのはタイトルです。ファイル名に「A社_値引き交渉_議事録」と書いていれば、ブックマークにもその名前が残ります。ファイル名に何を書いてよいかも、ルールに入れておくと安心です。詳しくはLB TAB Layers の公式サイトへ。
1枚にまとめたルールの例
社内に配るなら、1枚に収まる長さにします。
■ 会議の録音とAI利用のルール（2026年10月版）
【録る】
・録音は参加者に伝えてから。定型文：「議事録のため録音してよろしいですか」
・使ってよい文字起こしサービス：〇〇、△△
【AIに渡す】
・使ってよいAI：会社契約の〇〇（学習に使わない設定）
・社外の会議：社名・人名・金額を伏せてから
・面接・人事・評価の記録：AIに渡さない
・AIの出力は、名前・数字・期限を元の記録と照らしてから使う
【残す】
・議事録は〇〇フォルダに置き、リンクで共有する
・音声は議事録ができたら削除。担当：議事録を書いた人
・定例の議事録は1年、意思決定の記録は5年
【迷ったら】
・情報システム担当（内線〇〇）に聞く
「迷ったら」の欄を必ず入れてください。ルールにない場面は必ず出てきます。そのときに聞く先があれば、各自の判断でばらつくことを防げます。
ルールを守りやすくする工夫
- 定型文を配る：録音の伝え方、名前を伏せた書き方の例
- 許可した道具の一覧を1か所に：「使ってよいか」を毎回聞かなくて済む
- 年に1回見直す：AIのサービスは、規約も機能もよく変わります
厳しすぎるルールは守られず、こっそり個人のアカウントで使われるだけになります。「これなら守れる」線を探すのが、ルールづくりのいちばんの仕事です。
まとめ
- 会議の内容は、録る・AIに渡す・残すの3回、外に出たり置かれたりする
- いちばん抜けやすいのは、「AIに渡す」段階のルール
- 会議の種類ごとに、3段階の早見表を作る
- 指示を書く道具より、送り先のAIにルールを当てる
- 議事録は中身ではなくリンクで共有し、消す担当を決める
- ルールの最後に、「迷ったら聞く先」を書く
ルールは、AIを使わせないためではなく、安心して使うために作るものです。まず早見表の1行目、社内の定例会議から決めてみてください。
