音声データをクラウドに上げる前に確認すべきこと

文字起こしサービスを使うとき、音声データは外部のサーバーに送られます。

社内の定例会議なら気にしなくてよいかもしれません。しかし商談、面接、人事、法務に関わる会議では、確認せずに使うべきではありません。

何を確認すればよいかを整理します。

確認すべき4点

1. 処理後に削除されるか

もっとも重要な点です。サービスによって扱いが分かれます。

どれが正しいかは用途によります。 過去の議事録を検索したい組織なら保存型が便利ですし、機密性を重視するなら削除型が適しています。

問題なのは、どちらか分からないまま使うことです。

2. 保存される場合、どこに・どれくらいか

保存型の場合、確認すべきは2つです。

• 保存期間（30日、1年、無期限など）
• 保存先の国（国内か、海外か）

海外のサーバーに保存される場合、その国の法制度が適用されます。取引先の情報を含む音声を海外に置くことについて、社内規程で制限がある組織もあります。

3. AIの学習に使われるか

近年とくに重要になった点です。

利用規約に「サービス改善のためにデータを使用することがあります」といった記載がある場合、自社の会議内容がモデルの学習に使われる可能性があります。

多くの事業者向けサービスは学習に使わないと明記していますが、無料サービスでは明記されていないことがあります。

4. 誰がアクセスできるか

サービス提供者の従業員が音声を閲覧できる設計かどうかです。

品質改善のために人が確認する運用をしているサービスもあります。それ自体は珍しくありませんが、機密性の高い会議では避けたい場合があります。

規約のどこを読むか

利用規約とプライバシーポリシーは長いので、探す場所を絞ります。

検索する言葉

• 「保存」「保管」「削除」
• 「第三者提供」
• 「学習」「機械学習」「モデル」
• 「保存期間」「retention」

この4つで検索して該当箇所を読めば、たいてい必要な情報にたどり着きます。

記載がない場合

記載がないことは「保存しない」を意味しません。問い合わせてください。 明確に答えられないサービスは、機密性の高い用途には向きません。

問い合わせの文面は簡単で構いません。

「アップロードした音声データの保存期間と、AIの学習への利用の有無について教えてください」

回答が得られない、または曖昧な場合、それ自体が判断材料になります。

会議の種類ごとの考え方

すべての会議に同じ基準を適用する必要はありません。

相手の情報が含まれるかどうかが一つの分かれ目です。自社だけの会議と、他者の発言を含む会議では、扱いの慎重さが変わります。

社内で決めておくとよいこと

個人の判断に任せると、人によってばらつきます。次を決めておくと迷いがなくなります。

• 使用してよいサービス（許可制にする）
• 会議の種類ごとの取り扱い基準
• 音声データの保管期間
• 相手への告知方法（定型文を用意）

とくに1つ目が重要です。各自が好きなサービスにアップロードしている状態は、実質的に管理されていないのと同じです。

そもそも預けない選択

機密性が極めて高い会議では、外部に出さないという判断も現実的です。

• その場でメモを取る
• 録音はするが文字起こしは自分で行う
• ローカルで動作する文字起こしソフトを使う

手間はかかりますが、外に出ていないものは漏れません。すべての会議で効率を優先する必要はありません。

議事録ができたら音声は消す

見落とされがちですが、手元の音声データも管理対象です。

議事録が完成すれば、多くの場合、音声は不要になります。PCやクラウドストレージに残したまま忘れられている録音は、それ自体がリスクです。

用が済んだら消す。これが最も確実で、最も実行されていない対策です。

まとめ

確認すべきは4点です。

1. 処理後に削除されるか
2. 保存される場合、期間と保存先
3. AIの学習に使われるか
4. 誰がアクセスできるか

規約に記載がなければ問い合わせてください。答えられないサービスは、それ自体が答えです。

そして、会議の種類によって基準を変えること。すべてに最高水準を求めると業務が回りませんし、すべてを同じ緩さで扱うと事故が起きます。

なお、具体的な社内規程や法令適合の判断については、法務部門や専門家にご確認ください。