Microsoft Teams会議の記録を議事録にする方法
Teamsの録画はOneDriveやSharePointに保存されます。機能が出てこない4つの原因と対処、権限がない場合の代替手段、2万字の文字起こしから決定事項を抜き出す進め方をまとめました。
Microsoft Teamsには録画と文字起こしの機能が備わっています。ただし組織の設定によって使えないことがあり、そこで詰まる方が多いようです。
Teamsの標準機能
レコーディング
会議中の「その他の操作」から「レコーディングを開始」を選びます。録画データはOneDriveまたはSharePointに保存されます。
以前はMicrosoft Streamに保存されていましたが、現在はOneDrive/SharePointが基本です。保存先が分からない場合、会議のチャット欄にリンクが投稿されているはずです。
文字起こし（トランスクリプト）
レコーディングとは別に、文字起こし機能があります。会議中に「文字起こしを開始」を選ぶと、発言がリアルタイムでテキスト化されます。
これは話者名つきで記録されるため、そのまま議事録の素材として使えます。日本語にも対応しています。
会議後、チャット欄またはOneDriveからテキストをダウンロードできます。
使えない場合の確認
「レコーディング」の項目が表示されない、押しても始まらない場合、原因は次のいずれかです。
| 原因 | 対処 |
|---|---|
| 管理者が機能を無効化している | 情報システム部門に確認 |
| ライセンスに含まれていない | 上位プランが必要な場合がある |
| 主催者がゲスト参加を制限している | 主催者に依頼 |
| 自分がゲスト参加者 | 主催者に録画を依頼 |
組織のポリシーで一律に無効化されているケースが少なくありません。この場合、個人の設定では解決しないので、管理部門への確認が必要です。
権限がない場合の代替手段
Teamsの機能が使えなくても、記録を残す方法はあります。
PCの画面収録
- Windows：
Windows + GでXbox Game Barを起動 - Mac：
command + shift + 5
いずれもシステム音声を含める設定にしてください。ここを見落として無音のファイルができるのが最も多い失敗です。
外部の録音機器
スマホの録音アプリや、ICレコーダーでスピーカーの音を拾う方法です。音質は落ちますが、確実に動きます。
いずれの場合も
参加者に伝えてから録音してください。Teamsの標準機能は録画中に全員へ通知が出ますが、外部ツールでは出ません。黙って録っていたことが後から分かると、それだけで信頼を失います。
文字起こしから議事録にする
Teamsの文字起こしをそのまま配布することはできません。発言の羅列であって、議事録ではないからです。
1時間の会議なら2万字前後になります。ここから必要なものを抜き出す作業が残ります。
手作業でやる場合
決定事項とタスクだけを拾います。全文を読む必要はなく、**「では」「〜でいきましょう」「〜しておきます」**といった合図の周辺を見れば、ほとんどの決定は拾えます。
AIで要約する場合
文字起こしのテキストを要約ツールに渡す方法と、音声ファイルから一括で処理する方法があります。
音声から処理する場合、話者分離や要約、アクションアイテムの抽出までまとめて行えるものもあります。Teamsの文字起こしがそのまま使えるなら、テキストを要約するだけで十分な場合も多いでしょう。
すでにTeamsの機能が使えているなら、まずそれで足りるか試してください。 追加のツールが必要かどうかは、その後で判断すれば済みます。
データの保管について
Teamsのレコーディングは、既定で一定期間後に自動削除される設定になっていることがあります（組織のポリシー次第）。
必要な議事録は、音声とは別にテキストとして残しておいてください。 録画が消えた後で「あの会議の内容を確認したい」となっても手遅れです。
逆に、議事録さえできていれば音声は不要になります。用が済んだら消すという運用にしておけば、保管場所の圧迫も、情報流出のリスクも減ります。
まとめ
- まずTeamsのレコーディングと文字起こしを試す
- 使えない場合は情報システム部門に確認（組織設定の可能性が高い）
- それでも駄目なら画面収録や外部録音
- 外部ツールを使うときは必ず参加者に伝える
- 文字起こしから決定事項とタスクを抜き出して議事録にする
- 議事録ができたら音声は削除する
標準機能で足りる組織も多いので、まずそこを確認するのが遠回りに見えて近道です。
