議事録のテンプレート5種類と、会議に合わせた使い分け

議事録のテンプレートを探している方の多くは、実際には「どの項目を残せばいいのか」で迷っています。

項目さえ決まれば、あとは埋めるだけです。逆にここが定まらないまま書き始めると、何を書き、何を省くかの判断を毎回することになり、時間がかかります。

会議の性質によって残すべきものは違います。5つの型を用意しました。

1. 定例会議

毎週・毎月の進捗確認に使う型です。前回からの差分が読み取れることが重要です。

■ 会議名：〇〇定例
■ 日時：2026年9月8日 10:00-10:30
■ 参加者：

【前回からの進捗】
・
・

【今回の決定事項】
・

【やること】
| 誰が | 何を | いつまでに |
|------|------|-----------|
|      |      |           |

【次回までの持ち越し】
・

定例会議の議事録は、溜まってきたときに価値が出ます。3か月分を並べると、進んでいることと止まっていることが一目でわかります。そのためにも、毎回同じ形で書くことが大切です。

2. 意思決定会議

何かを決めるための会議です。結論だけでなく、なぜそう決めたかを残します。

■ 議題：
■ 日時：
■ 参加者：

【決定事項】
・

【決定の理由】
・

【検討したが採用しなかった案】
・ 案A：（採用しなかった理由）
・ 案B：（採用しなかった理由）

【前提としている条件】
・

【やること】
| 誰が | 何を | いつまでに |

「検討したが採用しなかった案」を残すのが要点です。 半年後に「なぜこの方式にしたんだっけ」「あの案は検討したのか」という話が必ず出ます。そのとき議論をやり直さずに済みます。

「前提としている条件」も同様です。前提が変われば結論も変わるはずですが、それが書かれていないと、前提が崩れたことに誰も気づけません。

3. 商談・打ち合わせ（社外）

相手がいる会議です。認識のズレを防ぐことが目的になります。

■ 相手先：
■ 日時：
■ 先方参加者：
■ 当方参加者：

【先方のご要望・課題】
・

【当方からの提案内容】
・

【合意した事項】
・

【持ち帰り事項】
| 誰が | 何を | いつまでに |

【次回予定】

社外の議事録は、そのまま相手に送れる形で書くと効率的です。送れば認識合わせにもなり、「言った・言わない」の予防にもなります。

その前提で書くと、内輪の感想や評価は自然と書かなくなります。それでよいのです。社内向けのメモは別に残してください。

4. 1on1・面談

上司と部下、あるいはメンターとの対話です。他の会議とは性質が大きく異なります。

■ 日時：
■ 参加者：

【話したこと】
・

【本人の希望・関心】
・

【合意した次のアクション】
・

【次回話したいこと】
・

1on1の記録で気をつけるべきは、書きすぎないことです。細かく記録されると本音を話しにくくなります。

評価に直結しそうな内容や、本人が「ここだけの話」として語ったことは、記録に残さない判断も必要です。何を残すかを本人と合意しておくと安心して話せます。

5. ブレインストーミング

アイデアを広げる会議です。結論を出さないことが前提なので、他の型とは考え方が違います。

■ テーマ：
■ 日時：
■ 参加者：

【出たアイデア】
・
・
・

【深掘りしたいもの】
・

【次に検討すること】
・

ここでは評価せずに全部書くのが正しい姿勢です。「実現性が低いから省く」と判断してしまうと、後から見返したときに発想の幅が失われます。

整理は次の会議でやればよく、この場では記録に徹します。

型を選ぶときの考え方

迷ったら、その議事録を誰がいつ読むかを考えてください。

読み手が想定できないまま書かれた議事録は、たいてい誰にも読まれません。逆に読み手が明確なら、書くべき項目は自然と決まります。

共通して守りたい3点

担当者と期限を空欄にしない。 決まらなかったら「未定」と書いてください。空欄は見落とされます。

決定事項を上に置く。 経緯を先に書くと、忙しい人は読み終える前に閉じます。

会議中に埋める。 終わってから清書しようとすると、記憶が薄れて時間が倍かかります。

テンプレートの価値は、考えずに手が動くことにあります。毎回同じ型で書いていれば、そのうち会議中に埋め終わるようになります。

まとめ

1. 定例会議は前回からの差分が読み取れる形にし、毎回同じ型で書く
2. 意思決定会議では、検討したが採用しなかった案と前提としている条件を残す
3. 社外の商談は、そのまま相手に送れる形で書き、内輪のメモは別に残す
4. 1on1は書きすぎない。何を残すかを本人と合意しておく
5. ブレインストーミングは評価せずに全部書く。整理は次の会議でよい
6. 型に迷ったら、その議事録を誰がいつ読むかから決める
7. どの型でも、担当者と期限を空欄にせず、決定事項を上に置き、会議中に埋める

読み手が明確なら、書くべき項目は自然と決まります。