欠席した人に5分で伝える — 議事録から共有文を作る手順
欠席者に議事録を丸ごと転送しても、読まれないまま期限が過ぎます。5分の時間配分、そのまま使える共有文の型、その人向けに書き直す手順、資料のリンクをまとめて付ける方法、送る前の確認リストをまとめました。
会議を欠席した人に、議事録を転送する。それだけで共有したつもりになりがちです。
ところが、転送された議事録はだいたい読まれません。長い全文のどこに自分の宿題があるのか、欠席した人には分からないからです。かといって、毎回その人向けに書き直すのは手間がかかります。
この記事では、5分で欠席者向けの共有文を作る手順を紹介します。
5分の時間配分
先に全体を決めておくと、書きすぎを防げます。
| 時間 | やること |
|---|---|
| 0〜1分 | 議事録から、決まったことと、その人の宿題を抜き出す |
| 1〜3分 | その人向けの文にする |
| 3〜4分 | 関係する資料のリンクを付ける |
| 4〜5分 | 読み返して、送る |
5分で終わらないときは、書きすぎです。経過を細かく伝えたくなっても、まず型どおりに送り、聞かれたら答える形にします。
共有文の型
毎回この順番で書きます。
件名：【ご共有】10/28 定例会議（ご欠席分）
〇〇さん
10/28の定例会議の要点をお送りします。
■ 〇〇さんにお願いしたいこと
・新料金の案内文の確認（11/5まで）
■ 決まったこと
・新料金は12月1日から
・告知は11月中旬にメールで行う
■ 変わったこと・見送ったこと
・年払いの割引は、今回は見送り（社内の調整が間に合わないため）
■ 資料
・（リンク）
全文は〇〇フォルダにあります。
認識の違いがあれば、お知らせください。
いちばん上に「お願いしたいこと」を置くのがこの型の中心です。ここだけ読めば、欠席した人が次に何をすればよいか分かります。
「見送ったこと」の欄も省かないでください。欠席した人が出していた案が見送られたときは、理由を1行添えるだけで、受け取り方が変わります。
手順1：決まったことと宿題を抜き出す
議事録が手元にあれば、ここは1分で終わります。
議事メモレックで会議を記録していれば、文字起こしと要約のほかに、やることリスト（誰が・何を・いつまでに）がメールで届きます。この表から、欠席した人の名前の行を探すだけです。
ただし、AIの話者の聞き分けや、名前の聞き取りは外れることがあります。担当と期限は、送る前に必ず人が確かめてください。 会議の録音は、参加者に伝えてからにします（会議の録音に相手の同意は必要か）。
手順2：その人向けの文にする
抜き出した行を、型に当てはめます。宛先が1人なら、自分で書いても2分で終わります。
宛先が何人もいて、それぞれ宿題が違うときは、AIに下書きを頼むと早くなります。
LB AI Prompt side bar は、AIへの指示のひな型を選んで、ChatGPT や Claude などの入力欄に入れる Chrome 拡張機能です。万能・テキストのタブにある「【議事録】決定事項＆ToDo抽出」は無料版でも使えるコマンドで、議事録から決定事項と、担当・期限付きのToDoを表に抜き出せます。抜き出したあとに「欠席した〇〇さん向けに、お願いしたいことを先頭に置いて」と続けて頼めば、下書きができます。
AIに頼むときの注意です。
- 社外の人の名前や、取引先の数字は伏せる。会社にAIの利用ルールがあれば、それに沿う
- AIは、議事録にない期限を書き足すことがある。期限と担当は、元の議事録と照らす
- 文面は自分の言葉に直す。いつもの文体と違うと、読み手が戸惑います
書いた内容は弊社のサーバーには送られませんが、⚡ で入れた内容は、送り先のAIのサービスに渡ります。詳しくはLB AI Prompt side bar の公式サイトへ。
手順3：資料のリンクをまとめて付ける
欠席した人がいちばん困るのは、会議で見ていた資料がどれか分からないことです。画面共有で見ていた資料は、議事録には名前しか残りません。
会議の前に、使う資料を1か所にまとめておくと、ここが1分で終わります。
LB TAB Layers は、タブをグループに分けて保存できる Chrome 拡張機能です。会議ごとのグループに資料のタブを入れておき、グループのメニューから「Markdown形式でコピー」を選ぶと、次の形でリンクの一覧がコピーされます。
### 10/28 定例会議
- [新料金の比較表](https://...)
- [案内文の下書き](https://...) - 11/5までに確認
タブにメモを付けておくと、リンクの後ろにメモもいっしょに出ます。Slack や Notion に貼るとそのままリンクの一覧になります。メールに貼るときは、記号が気になれば消してください。保存したタブは Chrome のブックマークに残る作りです。詳しくはLB TAB Layers の公式サイトへ。
手順4：送る前の確認
最後の1分で、次の4つだけ確かめます。
- 担当と期限が、議事録と一致しているか
- 欠席した人が開けない資料のリンクが入っていないか（権限）
- 社外の人の発言や、ほかの人への評価が混ざっていないか
- 全文の置き場所を書いたか
2つ目はよく起きます。会議の参加者だけに共有されている資料は、欠席した人には開けません。送る前に権限を足すか、「権限が必要ならお知らせください」と添えます。
チャットとメールで、長さを変える
同じ型でも、送る場所で長さを変えます。
| 送る場所 | 長さ | 書き方 |
|---|---|---|
| チャット（Slack・Teams など） | 5行まで | お願いしたいことと期限だけ。資料は1〜2本 |
| メール | 型のとおり | 決まったこと・見送ったことまで |
| 複数の欠席者 | 共通の文＋個別の1行 | お願いしたいことだけ、宛先ごとに分ける |
チャットで長文を送ると、通知の1行目しか読まれません。1行目に「お願いしたいこと」を書きます。
まとめ
- 議事録の転送だけでは、自分の宿題が見つからない
- 共有文は、「お願いしたいこと」を先頭に、決まったこと・見送ったこと・資料の順で
- やることリストからその人の行を抜くだけにすれば、1分で終わる
- AIに下書きを頼むときは、期限と担当を元の議事録と照らす
- 資料のリンクは、会議の前に1か所にまとめておく
- 送る前に、資料の権限を確かめる
欠席した人への共有は、会議の質を後から決める作業です。次の会議で、まず1人分だけ型どおりに送ってみてください。
